Microsoft Teams 已經(jīng)成為很多企業(yè)用戶日常辦公最常用的主入口，我們利用 Teams 實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)信息溝通、知識管理、內(nèi)容協(xié)作、任務(wù)管理，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)，以及業(yè)務(wù)連接等等。

　　小象云整理了一些在 Teams 中的習(xí)慣養(yǎng)成方法，希望可以幫助每位用戶更高效地使用 Teams 開展團(tuán)隊(duì)工作。

　　01：要合理使用 Teams 和 Outlook 電子郵件

　　很多同事雖然已經(jīng)開始使用了 Teams，但在簡短信息或需要即時(shí)獲得反饋信息時(shí)，依然還在延用 Outlook 電子郵件。其實(shí)，即時(shí)消息溝通完全可以在 Teams 中實(shí)現(xiàn)，Outlook 更適合總結(jié)、歸納或通知通報(bào)等異步信息的傳輸。

　　02：在團(tuán)隊(duì)工作管理中，不要只使用群組聊天，而是要?jiǎng)?chuàng)建團(tuán)隊(duì)

　　Teams 中，群組聊天的定位是處理和討論臨時(shí)事務(wù)，如果事務(wù)處理有較長周期，那么就應(yīng)該創(chuàng)建 Teams 團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行管理。

　　03：針對同一會(huì)話主題，要選擇回復(fù)，而不要新建對話

　　在 Teams 團(tuán)隊(duì)頻道中進(jìn)行信息溝通時(shí)，如果是同一個(gè)話題，你應(yīng)該用過“回復(fù)”進(jìn)行內(nèi)容討論。

　　而在1:1、群組聊天或會(huì)議消息中，你可以采用消息回復(fù)的方式，將原始消息引用在你回復(fù)的消息中。

　　04：要?jiǎng)?chuàng)建頻道，而不是創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)

　　在一些為用戶開放了創(chuàng)建 Teams 團(tuán)隊(duì)權(quán)限的企業(yè)中，IT 管理員會(huì)抱怨用戶創(chuàng)建的團(tuán)隊(duì)實(shí)在太多了!

　　其實(shí)，這是一種團(tuán)隊(duì)管理中的誤區(qū)：我們的每一項(xiàng)工作，幾乎都是和部門、項(xiàng)目小組、業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)有關(guān)聯(lián)的。當(dāng)你想創(chuàng)建 Teams 團(tuán)隊(duì)之前，要考慮一下這個(gè)團(tuán)隊(duì)中的所有成員，是不是在其他團(tuán)隊(duì)中已經(jīng)存在了;要?jiǎng)?chuàng)建和管理的團(tuán)隊(duì)內(nèi)容，是否與已經(jīng)存在的團(tuán)隊(duì)事務(wù)有關(guān)聯(lián)，是不是其中的一個(gè)子集。如果是的話，我的建議就是合并同類項(xiàng)，在已有的團(tuán)隊(duì)中創(chuàng)建頻道即可。

　　05：不要?jiǎng)?chuàng)建太多 Teams 團(tuán)隊(duì)頻道

　　雖然在一個(gè) Teams 團(tuán)隊(duì)中最多可以創(chuàng)建200個(gè)頻道，但是在日常工作中，極少有團(tuán)隊(duì)將知識劃分為200個(gè)類別，或者將團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目劃分為200個(gè)階段。過多的團(tuán)隊(duì)頻道勢必將造成團(tuán)隊(duì)內(nèi)容管理和協(xié)作時(shí)的困擾，非但不能提升團(tuán)隊(duì)管理效率，反而會(huì)浪費(fèi)團(tuán)隊(duì)成員查找和定位信息的時(shí)間。

　　06：不要?jiǎng)?chuàng)建太多 Teams 專用頻道

　　Teams 中的專用頻道用于管理在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中重要、機(jī)密或不宜于公開給所有團(tuán)隊(duì)成員訪問的信息，尤其在你的團(tuán)隊(duì)中包含來賓用戶，創(chuàng)建專用頻道是非常必要的。

　　在一個(gè) Teams 團(tuán)隊(duì)中最多可以創(chuàng)建30個(gè)專用頻道，但是你要知道，每個(gè)專用頻道相當(dāng)于一套獨(dú)立的安全管理單元，專用頻道過多，不一定就帶來妥善的信息安全管理，反而會(huì)帶來團(tuán)隊(duì)內(nèi)容訪問權(quán)限維護(hù)上的壓力。因此，在大部分 Teams 團(tuán)隊(duì)中，1~5個(gè)專用頻道足矣。

　　07：不要在有外部用戶的團(tuán)隊(duì)或群組中討論機(jī)密話題

　　其實(shí)，每個(gè)企業(yè)都有自己的信息安全紅線，如果要討論一些涉及業(yè)務(wù)關(guān)鍵或機(jī)密信息的話題，一定要關(guān)注一下在團(tuán)隊(duì)或群組中，是否有外部用戶，不要因?yàn)橐恍╇S意的行為違反企業(yè)信息安全管理的制度。

　　你可以非常容易地在 Teams 中識別到哪些用戶是外部人員。

　　08：在加入在線會(huì)議前，要檢查你的視頻和音頻設(shè)備